Politica de confidențialitate People of BT

Informare privind prelucrarea datelor personale în cadrul aplicației People of BT pentru îndeplinirea unor formalități de angajare la Banca Transilvania

Versiune aplicabilă începând cu data de 01.01.2023

I. Cine este operatorul datelor personale și persoanele vizate

Această notă de informare se adresează candidaților care, în urma aplicării pentru un post la Banca Transilvania (“banca”, “BT”),  sunt ofertați pentru a deveni angajați BT. Banca pune la dispoziția acestor candidați selectați posibilitatea de a accesa oferta de angajare și de a îndeplini unele formalități pentru angajare prin intermediul aplicației mobile People of BT (“Aplicația”). Utilizarea Aplicației implică prelucrarea unor date cu caracter personal și, dacă o folosești, tu ești persoana vizată de această prelucrare. În cazul în care completezi în Aplicație date personale/ încarci documente cu date personale ale altor persoane fizice (ex. copiii și/ sau soțul/ soția ta) și acestea sunt persoane vizate de prelucrare.

Prelucrarea datelor personale este realizată de operatorul Banca Transilvania, S.A. cu sediul social în Cluj-Napoca, str. Calea Dorobanților, nr. 30-36, județul Cluj, înmatriculată la Registrul Comerţului sub nr. J12/4155/1993, cod unic RO 5022670, telefon contact: 02648028.

Te informăm prin această notă de informare ce date personale urmează să colectăm prin intermediul aplicației, în ce scopuri și temeiuri le prelucrăm, cui le dezvăluim, pentru cât timp le păstrăm și ce drepturi au persoanele vizate de această prelucrare. Dacă vom revizui această notă de informare, te vom informa în cadrul aplicației.

Îți reamintim că în calitate de candidat pentru posturi BT, îți prelucrăm datele personale așa cum este menționat în Politica de confidențialitate BT, secțiunea C, pct. 9, pe care o regăsești pe website-ul www.bancatransilvania.ro sau accesând următorul link https://www.bancatransilvania.ro/politica-prelucrare-si-protectie-date-personale.

Totodată, dacă vei deveni angajat BT, regăsești detalii despre prelucrarea datelor tale personale în această calitate în cadrul Politicii Băncii Transilvania S.A. și a celorlalte entități ale Grupului Financiar BT privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaților lor, de pe site-ul băncii sau pe care o poți accesa direct la următorul link: https://www.bancatransilvania.ro/politica-BT-date-angajati.pdf.

II. În ce temeiuri prelucrăm datele și ce se întâmplă dacă refuzi prelucrarea lor

Dacă decizi să folosești Aplicația pentru îndeplinirea unora dintre formalitățile de angajare la BT, îți vom prelucra datele personale pe care le introduci în aceasta în baza următoarelor temeiuri:

• obligațiile legale la care e supusă BT prin Codul muncii și ale altor acte normative aplicabile în domeniul relațiilor de muncă, în domeniul financiar-bancar sau fiscal;
• parcurgerea pașilor necesari în vederea încheierii contractului tău de muncă cu BT;
• interesul legitim al băncii (ex. pentru identificarea/ autentificarea ta în Aplicație, având în vedere interesul nostru legim de prevenire a fraudelor și pentru a preveni dezvăluirea către persoane neautorizate a datelor tale personale cuprinse în ofertă; pentru a-ți reaminti anumite informații importante, cum ar fi datele când ai programări la medicina muncii sau pentru semnarea contractului de muncă etc.);
• consimtământul tău, pentru prelucrarea datelor din câmpurile Aplicației a căror completare este opțională. Poți finaliza formalitățile disponibile în Aplicație și dacă decizi să nu completezi aceste date.

Dacă nu dorești să îți prelucrăm datele personale în cadrul Aplicației, poți parcurge formalitățile de angajare aducând documentele necesare la banca. Nu poți deveni însă angajat BT dacă nu ne furnizezi  datele personale pe care legislația care ne este aplicabilă ne obligă să le colectăm sau care sunt necesare pentru încheierea contractului de muncă.

III. Pentru ce scopuri prelucrăm datele personale, care sunt datele și de unde le colectăm

A. În scopurile asigurării securității Aplicației și prevenirii fraudelor, îți prelucrăm datele personale după cum urmează:

1. pentru identificarea ta ca utilizator al Aplicației

Pentru a putea folosi Aplicația trebuie să îți verificăm identitatea, ca să ne asigurăm că trimitem oferta de angajare și colectăm datele necesare pentru angajare de la candidatul pe care l-am selectat. Realizăm această identificare în baza adresei de e-mail și a numărului de telefon declarate de tine în cadrul procesului de recrutare (de regulă în CV). Vom verifica dacă ai acces la aceste date de contact, inclusiv dacă poți introduce parola necesară pentru prima logare, care este trimisă pe e-mail. În cazul în care parcurgi cu succes acești pași, vei deveni utilizator al Aplicației, urmând să o accesezi oricând dorești pe baza unui user ID (care este adreasa de e-mail) și a unei parole setate de tine ( parola inițială, care îți e transmisă pe e-mail de către BT, va trebui să o schimbi după prima logare).

2. pentru prevenirea fraudelor și a dezvăluirii datelor către persoane neautorizate

Pentru a-ți proteja datele completate în Aplicație sau regăsite în documentele încărcate în aceasta, vom colecta și utiliza date despre telefonul pe care îți instalezi Aplicatia (token-ul generat de dispozitiv, producătorul și modelul telefonului, tipul sistemului de operare al acestuia), care vor fi asociate contului tău de utilizator al Aplicației. Dacă refuzi să acorzi  accesul la aceste date, nu veți putea utiliza Aplicația.

Te rugăm să ai în vedere că, pentru a putea funcționa, Aplicația va avea permisiuni și la alte informații din telefonul tău (ex. permisiuni pentru a te anunța când nu aveți conexiune la internet). Aceste permisiuni diferă în funcție de sistemul de operare al telefonului pe care ai instalat Aplicația și nu pot fi restricționate de BT. Permisiunile, inclusiv cele pentru care nu este necesar acordul explicit al tău, ca utilizator al Aplicației, sunt prezentate detaliat în secțiunea „permisiuni” a Aplicației din magazinul Play Store/Apple Store. Pentru permisiunile care necesită acceptul tău (ex. camera foto, galeria foto), acesta îți va fi solicitat din timp în cadrul Aplicației.Te asigurăm că banca nu are acces la toate aceste informații din telefonul tău, ci doar la acele fișiere din telefon pe care vei decide să le încarci în Aplicație.

B. În scopul parcurgerii unor pași necesari pentru încheierea contractului individual de muncă, prelucrăm datele tale personale astfel

1. pentru a-ți pune la dispoziție oferta de angajare

În cadrul ofertei de angajare în BT pe care ți-o furnizăm în cadrul Aplicației, îți prelucrăm numele și prenumele, precum și date despre postul pe care ar urma să îl ocupi dacă vei deveni angajat BT (ex. functia/titlul postului, directia/departamentul in cadrul caruia ar urma să îți desfasori activitatea, tipul/durata contractului de munca, durata programului de lucru, venituri de natura salariala, concedii si alte beneficii propuse etc).

2. pentru a colecta date/documente necesare pentru angajare (dacă accepți oferta de angajare)

În câmpurile Aplicației vei putea completa date personale/încărca documente cu date personale necesare angajării.

În cazul în care alegi să parcurgi prin intermediul Aplicației formalitățile de angajare fără să vii la bancă (programare la medicina muncii și pentru semnarea contractului de muncă) este nevoie să încarci în aplicație cel puțin copia actului de identitate și a diplomei de studii.

La încărcarea documentelor Aplicația va solicita permisiunea accesarii spatiului de stocare al telefonului unde se afla documentele. Banca Transilvania nu poate accesa/citi informatiile sau documentele stocate pe telefonul folosit, ci doar pe cele pe care le încarci în Aplicație. 

Află în cele ce urmează ce date personale/documente (inclusiv copia documentelor) ne sunt necesare pentru angajarea ta și de ce avem nevoie de acestea:

• actul de identitate*

Pentru a pregăti contractul tău de muncă avem nevoie de datele tale de identificare, inclusiv să putem dovedi că ți-am verificat coresponzător identitatea. Legislația aplicabilă în domeniul muncii ne oblige să păstrăm la dosarul tău de personal documentele care certifică legalitatea şi corectitudinea completării în registrul de evidență a salariaților. Unul dintre aceste documente este actul tău de identitate.

*va trebui sa încarci o poză a cărții tale de identitate (CI), de unde îti vom prelua datele automat prin procesul de recunoaștere optică a caracterelor. Dacă datele nu se preiau corect, va trebui să contactezi BT (ai la dispoziție în ecranul Aplicației un buton dedicat care îți va facilita contactarea). Este obligatorie încarcarea copiei CI pentru a te putea programa la medicina muncii (pas obligatoriu în procesul de angajare).

• acte de studii/certificate de calificare

Și aceste documente sunt obligatorii conform legii și fac parte din dosarul de personal. În cazul în care aplici pentru un post de sofer, permisul tău de conducere are valoarea unui astfel de certificate de calificare.

Alte documente pe care le poți încărca în Aplicație, dacă le deții și dorești să ni le trimiți în acest mod (dacă nu dorești să le încarci în Aplicație, va trebui să le aduci când te prezinți pentru semnarea contractului de muncă) sunt:

• carte de muncă sau adeverință de vechime (dacă ai mai fost angajat)

În baza datelor din aceste documente se stabilește vechimea ta totală în muncă, pentru a putea să calculăm numărul de zile de concediu de odihnă anual la care ai dreptul conform legii.

Te vom ruga să ne spui și dacă BT este primul tău angajator întrucât la prima angajare se oferă confom legii anumite facilități financiare.

• certificat de cazier judiciar

În Aplicație îți vom solicita să completezi numărul și data certificatului de cazier judiciar urmând ca atunci când te vei prezenta pentru semnarea contractului de muncă să ne prezinți acest certificat în original. Avem interesul legitim de a colecta date din certificatul tău de cazier judiciar pentru că în domeniul financiar-bancar este esential să ne asigurăm că persoanele pe care dorim să le angajăm au o reputație și conduită în societate care nu afectează imaginea băncii și nu creează riscuri pentru clienții noștri. Pentru unele posturi, legislația aplicabilă instituțiilor de credit, ne obligă să solicităm aceste date, inclusiv copia cazierului judiciar.

• certificat de casatorie (după caz)

Acest document și datele personale conținute în cadrul său ne sunt necesare pentru angajarea ta, doar dacă soțul/soția ta nu realizează venituri și dorești să îl declari ca persoană coasigurată/în întreținerea ta.

• certificate de naștere pentru copiii tăi (după caz)

Avem nevoie de copia acestui document (indiferent dacă copiii sunt în întreținerea ta sau nu) pentru a putea aplica, confom obligației pe care o avem stabilită prin legislația fiscală deducerea din valoarea unor prime acordate (ex. prima de Crăciun, de Paște etc). Documentul este necesar în acest scop atât pentru copiii tăi minori, cât și pentru copiii majori aflați în continuarea studiilor, până la vârsta de 26 de ani inclusiv.

De asemenea, dacă dorești să beneficiezi pentru copiii tăi minori de serviciile oferite de furnizorul de servicii medicale prezentat în oferta de angajare, vom folosi datele din acest document și în acest scop.

• scrisoare de recomandare

In aplicatie vei regasi un formular de Scrisoare de recomandare. Dacă ai mai fost angajat, ne va fi util sa îl transmiti celui mai recent angajator, pentru de a-l completa. Intrucât ai fost acceptat  pe un post în cadrul unei instituții financiare, unde rigorile sunt foarte stricte, următoarele informații legate de activitatea ta profesională anterioară sunt relevante pentru noi în cadrul procesului de angajare: dacă performanţele tale profesionale au fost conform aşteptărilor pentru postul deţinut, dacă atitudinea ta față de superiori si colegi a fost una potrivită, dacă ai fost sancționat disciplinar în ultimele 12 luni de activitate, dacă ai adus prejudicii materiale sau de imagine organizaţiei pentru care ai lucrat, dacă au fost sau sunt în curs de derulare cu privire la persoana ta proceduri de natură penală sau administrativă în legătură cu postul pe care l-ai ocupat la cel mai recent angajator.

In cazul în care nu poti obține de la fostul tău angajator acest document, când te prezinți la semnarea contractului de muncă, te vom întreba dacă ne permiți  să îi cerem noi direct aceste referințe despre tine, în vederea finalizarii procesului de recrutare.

C. pentru buna inițiere a relației de angajare

• colectare de date despre preferințe personale și imagine (din poza de profil)

Dacă și tu ești de acord, ne-am dori ca noi – ca angajator- și viitorii tăi colegi de muncă să știe câteva lucruri despre tine, ca de exemplu cum preferi să ți se spună, ce tip de ciocolată preferi, alte informații pe care ai dori ca cei alături de care vei lucra să le știe de la început despre tine, cum arăti (poza de profil) ca să te recunoaștem când vii la angajare/în prima zi de lucru.

Nu ești obligat să ne furnizezi aceste informații nici în Aplicație, nici când vii să semnezi contractul de muncă. Credem însă că, știindu-le, vom reuși să îți pregătim un spațiu de lucru care să fie pe placul tău.

În cazul în care decizi să încarci o poză de profil, Aplicația îți va solicita permisiuni pentru accesul la camera foto/galerie foto a dispozitivului. În funcție de versiunea de Android/iOS a telefonului pe care îl folosești, vei avea disponibile diferite modalități de acordare/refuz al accesului.  Dacă acorzi accesul la camera foto/galerie foto pentru încarcarea pozei, ulterior poți retrage această permisiune. În acest caz, nu vei putea utiliza funcționalitățile Aplicației care necesită folosirea camerei foto, dar veți putea folosi alte secțiuni ale acesteia.

O poză de profil odată încărcată, o poți șterge oricând.

• transmitere de remindere în Aplicație

Ca să nu ratezi programările necesare pentru angajare (ex. la medicina muncii, la semnarea contractului de muncă) îți vom trimite notificări în Aplicație când se apropie aceste momente , căci avem interesul legitim ca programările să fie respectate.

• suport pentru folosirea Aplicației

Avem interesul legitim de a te contacta pentru a-ți acorda sprijin în cazul în care nu reușești să parcurgi formalitățile de angajare în Aplicație. Pentru aceasta, vom folosi date de contact pe care le-ai declarat băncii în CV, precum număr de telefon sau adresă de e-mail. Poți să te opui contactării în scop de supor, comunicandu-i acest aspect recrutorului.

Toate datele prelucrate le avem le avem de la tine. Datele nu sunt supuse unui proces decizional automatizat sau creării de profiluri.

IV. Cui putem dezvălui datele personale completate în Aplicație

La datele/documentele completate/încărcate în Aplicație vor avea acces angajații BT care au nevoie să le cunoască.

Alți destinari ai datelor sunt cei indicați în cadrul Politicii Bancii Transilvania S.A. si a celorlalte entitati ale Grupului Financiar BT privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajatilor lor.

V. Cât păstrăm datele personale completate în Aplicație

Perioada de păstrare a datelor personale completate în Aplicație diferă, după cum urmează:

• Dacă devii angajat BT se aplică termenele de păstrare din Politica Bancii Transilvania S.A. si a celorlalte entitati ale Grupului Financiar BT privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajatilor lor;
• Dacă completezi datele/documentele în Aplicație dar nu devii angajat BT (nu semnezi contractul de muncă) vom păstra datele pentru o perioadă limitată, până la finalizarea procesului de recrutare pentru postul pentru care ai aplicat.
  

Cu toate acestea, dacă ți-ai exprimat în cadrul procesului de recrutare opțiunea ca BT să îți prelucreze datele și pentru eventuale alte posturi disponibile în BT, se aplică termenele de păstrare prevăzute în Politica de confidentialitate BT, sectiunea C, pct. 9.

VI. Care sunt drepturile de care beneficiază persoanele vizate

În conformitate cu prevederile Regulamentului General privind Protecția Datelor (“GDPR”), în calitate de persoană vizată de prelucrarea unor date cu caracter personal, îți sunt garantate următoarele drepturi: dreptul de a fi informat (ne îndeplinim obligația de a te informa prin această notă), dreptul de acces, dreptul la rectificare, dreptul la ștergerea datelor, dreptul la restricționarea prelucrării, dreptul la portabilitatea datelor, dreptul la opoziție, dreptul de retrage consimțământul (pentru datele prelucrate în baza acordului/consimțământului tău). Regăsiți aceste drepturi prezentate detaliat inclusiv în prevederile Politicii de confidentialitate BT, la secțiunea J. 

Vă puteți exercita la BT aceste drepturi sau puteți contacta responsabilul BT cu protecția datelor (DPO), prin transmiterea prin poștă a unei cereri la sediul BT indicat anterior - cu mențiunea - „în atenția DPO”- sau pe cale electronică la adresa de e-mail dpo@btrl.ro.

Aveți totodată dreptul de a vă adresa Autorității Naționale pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).